候補日を出す前に、空いている日を見る
日程調整の消耗の大半は、候補日を出す→回答を待つ→誰かが答えない→催促する、という往復にあります。ココひま！ でフォローしている相手が空き時間を登録していれば、この往復の前に「誰がいつ空いているか」がカレンダーで見えます。
使い方としては、候補日を作る前にダッシュボードのカレンダーを開き、来たい人が重なっている日を先に見つけてしまうのが早道です。バーが重なっている日はそのまま第一候補になります。全員分が揃っていなくても、幹事にとっては「この3人はこの日いける」と分かるだけで、候補日の絞り込みが一段速くなります。
日程調整ツールを置き換えるものではありません。候補日を出す前段——最初の当たりをつける工程を短くするもの、と考えてください。
欠員が出たときに、探す前に見る
直前のキャンセルは、幹事が最も困る場面です。「誰か空いてない？」とグループに投げても、見た人が答えてくれるとは限りません。
ココひま！ では、その日その時間に空きを登録している人が一覧で見えます。声をかける相手を探すのではなく、すでに「空いている」と表明している人の中から選べるので、打診が一発で決まりやすくなります。相手の側も、自分で空きを出している以上、急な誘いを前提にしています。
このとき効くのが、相手が書いている「ひとこと」です。「急遽の参加大歓迎」「23時まで」「オンラインなら」といった条件がそこに書かれているので、声をかける前に相性を判断できます。
声のかけ方は、断りやすさを残す
空きが見えているからといって、「空いてますよね」と詰めるのは逆効果です。空き時間の登録は約束ではなく、あくまで「今のところ空いている」という表明にすぎません。予定は変わりますし、気分も変わります。
「金曜の夜、空いてるって出てたので。もし予定変わってたら全然大丈夫です」くらいの温度で声をかけると、断る側の負担が小さくなります。断りやすさを残しておくことが、次に声をかけられる関係を保つコツです。
幹事自身も、空き時間を出しておく
幹事は集める側に回りがちですが、自分の空き時間を登録しておくと「幹事をやってくれる人がこの日空いている」という情報が周囲に伝わります。誘われる側に回れると、幹事の負担そのものが分散していきます。
「まとめて登録」を使えば、たとえば月〜金の19:00〜22:30をまとめて置いておけます。毎回入力する必要はありません。
はじめる
まずは、いつも一緒に飲む数人を ココひま！ 上でフォローし、自分のプロフィールリンクをXで共有してフォローし返してもらうところからです。実際の画面はデモページで、ログインなしでご覧いただけます。